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採用管理システム導入の流れ
採用管理システムの導入成否は、事前準備で決まるといっても過言ではありません。つまずきの多くは、製品選びそのものではなく、自社の課題整理や準備不足から起きます。導入は契約して終わりではなく、初期設定と運用設計まで行って初めて実務で活用できるものです。
本記事では、初めて採用管理システムを導入する担当者に向けて、検討開始から稼働までの手順、期間の目安、社内稟議に必要な情報を解説しますので、ぜひご一読ください。
検討を始める前に整理しておくこと
製品を見る前に、現状の採用フローと解決したい課題を書き出しておくと選定が早くなります。
導入前に現在の採用フローを書き出す
募集から入社までの各工程について、「誰が」「何を使って」「何をしているか」を整理しましょう。募集、応募受付、初回連絡、書類選考、面接、内定、入社の各工程を1行ずつ書き出します。拠点や職種によって工程が異なる場合は、代表的なパターンを2つ程度整理しておくと、必要な機能の洗い出しが可能です。事前に採用フローと採用管理システムの関連性を把握しておくと、自社に必要な機能の検討がよりスムーズになります。
採用管理システム導入で解決したい課題に優先順位をつける
「全部よくしたい」という状態では、製品を絞り込みにくくなります。課題は最大3つまでに絞り、そのうち1つを最優先に設定しましょう。応募の取りこぼし、拠点間の情報共有、求人媒体別の効果測定、面接調整の工数削減など、自社の課題を具体化しておくことが重要です。
採用管理システム導入の予算と決裁ルートを確認する
採用管理システムの利用料金は、初期費用と月額費用が発生するため、どちらに比重を置くかで予算の取り方が変わります。あらかじめ採用管理システムの費用相場を確認したうえで、いくらから稟議が必要なのか、誰が最終決裁者なのかも事前に確認しておきましょう。
検討から稼働までの7ステップ
導入は、要件整理から本稼働までの7ステップに分けて進めると抜けが出ません。
採用管理システムの導入は、要件整理、比較検討とデモ、社内稟議、契約と体制確認、初期設定とデータ移行、トライアル運用、本稼働という7つのステップで進めます。
ステップ1：採用管理システム導入の要件を整理する
事前に書き出した採用フローや課題を基に、自社に必要なシステム機能へ翻訳して洗い出しましょう。すべての要件を満たす製品は少ないため、「導入に必須の機能」と「将来的にあれば良い機能」を明確に分けておくことが大切です。
ステップ2：候補を比較し、デモを受ける
必要な機能要件を満たす製品を3社程度に絞り込み、実際の画面を確認します。自社の応募フローに沿って無理なく操作できるかを確認してください。自社に最適な製品を見極めるポイントとして、採用管理システムの選び方も参考にすると確実です。
ステップ3：社内稟議を通す
候補を一つに絞ったら、社内稟議の準備を進めます。現状の管理工数やコストを整理し、導入後に何が変わるのかを示して承認を得るためです。
ステップ4：契約と体制を確認する
契約期間、最低利用期間、サポート範囲、担当窓口の有無などを確認します。あわせて、初期設定を誰が担当するのかも決めておきましょう。
ステップ5：初期設定とデータ移行
契約後は、自社の業務に合わせて求人情報、職種、選考ステータス、ユーザー権限、メールテンプレートなどを設定。既存の応募者データをCSVなどで取り込む場合は、データ形式も準備します。
ステップ6：トライアル運用
いきなり全体で稼働させず、一部の職種や拠点で試験的に運用。実際の操作を確認しながら、必要な運用ルールを整えます。
ステップ7：本稼働と振り返り
トライアルで課題を解消したら全体へ展開しましょう。本稼働から1〜3か月後を目安に、応募数や選考通過率などの工程別の数字を確認し、導入目的の達成状況を振り返ります※1。
全体スケジュールと期間の目安
検討開始から本稼働までは、事前準備の有無で必要な期間が変わります。
導入の流れにおけるステップ別の期間の考え方
導入スケジュールは、要件整理から比較検討、稟議から契約、初期設定からトライアル、本稼働の4つの区分に分けて考えましょう。要件整理から本稼働までの期間の目安は、小規模な導入であれば2週間から1か月程度で運用を始められることがあります。
導入期間は、企業規模や拠点数、移行するデータ量、設定内容などによって異なります。要件整理から本稼働までの期間には幅があるため、具体的なスケジュールは導入する製品や自社の準備状況を踏まえて設定しましょう。
採用管理システムの導入期間を短くするために先にやっておくこと
初期設定を始める前に、メールテンプレートの用途と使用者を整理し、合否連絡や面接調整など、頻繁に使う文面から作成しておきます。あわせて、採用担当者や面接官、管理者などの役割ごとに必要な閲覧・編集権限を洗い出し、設定方針を決めておくと、スムーズな初期設定が可能です。
採用管理システムの導入は採用の繁忙期を避ける
新卒採用の選考ピークや、中途採用の繁忙期にあたる大量採用時期にシステムの切り替えを重ねるのは避けましょう。操作に不慣れな状態で業務量が増加すると現場が混乱するため、採用活動が落ち着いている時期を狙って本稼働させるのが鉄則です。
社内稟議を通すために用意する情報
稟議で問われるのは製品の機能ではなく、現状のコストと導入後に何が変わるかです。
採用管理システム導入前の工数とコストを数字にする
まずは現在かかっている管理工数と内部コストを算出します。以下は試算例です。実際の工数ではなく、応募1件あたりの対応時間15分×月間応募数100件×担当者1名＝月間1,500分（25時間）と仮定して試算します。この時間に担当者1名あたりの時間単価を掛け合わせることで、現状の月間コストが可視化される仕組みです。
利用している求人媒体費用と、媒体別の応募数・採用数もあわせて算出し、現状どれだけのコストと手間がかかっているのかを具体的な数字として用意してください。
採用管理システム導入後の見込みをどう書くか
導入効果を記載する際は、業務時間が削減できますと断定するのではなく、書類選考や面接日時の調整など、どの工程が自動化されることで工数削減が期待できるのかを工程単位で提示します。
数値目標を置く場合は、選考工程別の通過率や媒体ごとの応募獲得単価など、導入後に測定可能な指標を設定することで、導入後の成果の検証が可能です。あわせて採用の歩留まりを改善する方法も確認し、具体的な改善目標を立てておくとより説得力が増します。
採用管理システム導入にあたり情報システム部門に確認しておくこと
応募者の個人情報の保管場所やアクセス権限がセキュリティ基準に適合するか確認します。既存の人事・労務システムとの連携可否も事前に確認しておきましょう。採用管理ツールのセキュリティ対策を押さえつつ、採用管理システムと個人情報保護法の観点からも漏洩リスクを防ぐ基準を満たしているかチェックしておくことが不可欠です。
進め方でつまずきやすい3つのポイント
つまずきの多くは、要件・担当・巻き込みの3点を後回しにしたことから起きます。
要件を詰めきらないまま採用管理システムを契約する
事前の要件定義を怠り、営業担当者のデモで印象が良かった製品をそのまま選んでしまうケースです。
要件を整理しないまま契約すると、必要な機能が後から判明し、追加設定や代替運用が必要になる可能性があります。こうしたトラブルを未然に防ぐためにも、採用管理システム（ATS）の導入失敗例と回避策を事前に確認しておきましょう。
採用管理システム導入時の初期設定を担当者1人に任せる
導入時の初期設定を特定の担当者1人に丸投げしてしまうと、システム内の設定内容が属人化してしまうケースです。設定時は複数名で確認し合い、採用管理システムの運用体制のポイントを意識して社内体制を整えましょう。
導入の流れで現場・面接官の巻き込みが遅れる
人事部門だけで準備を進めると、実際に利用する現場の意見を反映できない場合があります。トライアルの段階から現場や面接官に操作してもらい、必要な改善点を確認しておきましょう。
まとめ
採用管理システムの導入は、要件整理から本稼働までの7ステップに分けて進めることで抜け漏れを防げます。選考フローの言語化や課題の優先順位づけ、メールテンプレートの用意といった事前準備の充実度によって、稼働までの期間が変わるのが特徴です。
社内稟議では機能の詳細よりも、現状のコストと工程の変化を示すことが承認への近道となります。要件が整理できたら、採用課題別に整理した採用管理システムの比較もあわせてご覧ください。
【ニーズ別】
採用管理システム（ATS）
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