採用フローと採用管理システムの関連性
採用活動をするにあたっては、まず最初に採用フローを確立させる必要があります。採用フローが曖昧なままだと、思うように進まないケースも少なくありません。そうしたトラブルを防ぐためにも、採用フローをしっかり可視化してから採用活動を始めましょう。
このページでは、採用フローの一般的な流れと採用管理ツールで効率化できる業務をご紹介します。
1.採用計画
最初に取り組むべきなのが採用計画の立案です。採用活動に大きく影響しますので、慎重に計画を立てる必要があります。
採用計画では、以下の点を明確にしておきましょう。
- 採用する人材の条件
- 採用する人数・職種
- 採用方法（書類選考・面接など）と評価手法
- 使用する求人媒体・採用チャネル
- 給与や待遇などの募集条件
- 採用スケジュール
採用する人材の条件はもちろん、目標の人数や募集する職種も決めておきましょう。また、採用方法や募集条件、スケジュールなども明確にすることが重要です。
2.求人募集
採用計画が決まった後に取り組むべきプロセスが求人募集です。計画で定めた方法に沿って求人サイトを公開したり、求人媒体に出稿したりする必要があります。
主な求人の募集方法は次のとおりです。
- 自社サイト
- 求人サイト
- SNS（ソーシャルリクルーティング）
- Webメディア
- リファラル採用
- 求人誌
- 人材紹介会社
ポピュラーな募集方法は、自社サイトや求人サイトでの募集です。特に求人サイトは利用者が多いため、大半の企業が利用しています。一方、近年は求人の募集方法が多角化しており、SNSを使った募集も普及しています。
また、Webメディアで取り上げてもらったり、リファラル採用を行ったりする企業も見られます。このほか、従来の求人誌や人材紹介会社を使う手段もあります。
求人募集の方法を間違え、応募者が集まらないと悩む企業は少なくありません。母集団形成のためにも、複数の採用チャネルで求人を募集するとよいでしょう。
3.ソーシング
（採用候補者探し・選定）
求人募集の次に行うプロセスがソーシングです。ソーシングは、応募者の中から自社の条件に合う質の高い候補者を見つけ出す作業をいいます。採用フローの中でも重要度の高いプロセスで、採用活動の成否にも大きく影響します。
ソーシングの方法は多岐にわたりますが、書類選考や試験でふるいにかける手法がポピュラーです。しかし、応募件数が多いと作業が大変で、ソーシングに時間がかかってしまうケースも多々あります。採用管理ツールを取り入れ、条件に沿った候補者を抽出するのもよいでしょう。
4.候補者の管理（CRM）
ソーシングと同時に実施しなくてはいけないのが候補者の管理です。候補者の履歴書・職務経歴書など選考に関わるデータはもちろん、名前や住所のような個人情報も適切に管理する必要があります。
万が一候補者の情報が外部に漏洩した場合、自社の信用に大きな影響が及びかねません。万が一に備えるには、セキュリティが強固な端末で保管したり、データにアクセスできるスタッフを限定したりなど、厳重な管理体制の構築が求められます。
5.人材紹介会社の管理
採用活動においては、人材紹介会社も適切に管理する必要があります。使用したエージェントの情報はもちろん、紹介してもらった人材の応募者情報なども適切な管理が求められます。候補者と同様に、人材紹介会社のデータも機密性が高いです。外部に漏れ出さないようにしっかり管理しましょう。
6.面接調整と評価
書類選考や試験を通してソーシングが完了したら、候補者との面接を実施しましょう。面接は1対1の個人面談のほか、グループ面談やディスカッションなどもあります。自社が求める人材や、採用方針に合わせて面接方法を選びましょう。なお、面接は複数回実施するのが一般的です。
面接が終わったら、候補者の評価を実施しましょう。なお、評価手法が曖昧なままでは軸が定まらず、採用に失敗してしまうリスクが高まります。候補者のスキルや人となりを見極めながら、客観的に評価することが大切です。
7.交渉と内定
採用活動で最後に実施するプロセスが交渉と内定です。まずはできるだけ早めに候補者とコンタクトを取り、内定通知を出しましょう。また、内定と並行して入社のタイミングや入社後のポジションを交渉する必要があります。中途採用の場合、相手の退社のタイミングもしっかり考慮しましょう。
一方、内定後に悩まされるトラブルが候補者の内定辞退です。内定の辞退を防ぐためには、定期的にコミュニケーションを取り、内定者のフォローを行うことも重要です。
採用管理システムで
効率化できるものとは？
採用管理ツールを利用すれば、求人募集から交渉・内定までの採用フローを効率化できます。また、ツールによっては採用計画の立案に対応している場合があるため、ほぼ全ての業務を効率化できると考えてよいでしょう。
採用管理システムは、求人管理や候補者管理を始め多数の機能を搭載しています。中には面接調整を自動化したり、外部ツールと連携したりできるものもあるほどです。採用活動業務の工数を削減できますので、ぜひ導入を検討してはいかがでしょうか。
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