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採用管理システムでカジュアル面談を効率化
「今すぐ転職を考えているわけではないけれど、話を聞いてみたい」という候補者との接点として、カジュアル面談を取り入れる企業が増えています。ただ、通常の選考と同じ運用フローだと、記録もフォローもうまく回らないケースが少なくありません。
本記事では、採用管理システムを使ってカジュアル面談を効率的に運用する方法と、選考につなげるフォローのポイントを解説します。
カジュアル面談とは？通常選考との違い
カジュアル面談とは、選考の合否を判断する場ではなく、企業と候補者がお互いに理解を深めるためのフラットな対話の場のことを指します。応募前の候補者や、転職潜在層との最初の接点として活用する企業も少なくありません。
通常の選考との違いは、目的とゴールにあります。通常選考のゴールは合否判定ですが、カジュアル面談のゴールは「自社に興味を持ってもらい、次のステップへ進む動機を作る」こと。評価する側という立場ではなく、対等な情報交換の姿勢が求められます。
そのため、選考と同じ管理方法では合わない場面が多いです。合否ステータスがない、複数回の面談を経て初めて選考に進む、面談後のフォローが長期化する、といった特徴を持つカジュアル面談には、専用の管理設計が欠かせません。
採用管理システムでカジュアル面談を運用するメリット
候補者情報を一元管理できる
カジュアル面談で接点を持った候補者と、通常応募の候補者を同じデータベースで管理できます。「以前カジュアル面談をした人が、半年後に応募してきた」というケースでも、過去の面談内容や興味関心をすぐに参照できるため、フォローの質を高めやすくなるでしょう。
面談内容を蓄積してナレッジ化できる
担当者ごとに個別に持っている面談メモを、システム上に集約する形にすれば、社内で共有できるナレッジに変わります。候補者の関心テーマや懸念点、次回接触予定などをフォーマット化して残しておけば、担当者が変わっても情報が引き継がれる仕組みが作れます。
面談後のフォロー漏れを防げる
カジュアル面談は、「気になる会社」から「入社したい会社」へと候補者の意識が変わるまでの時間が長くなる傾向があります。次の連絡日をリマインドで管理し、期間が空きすぎる前に情報提供や再面談の打診ができる状態を作れます。フォロー漏れによる機会損失を減らせるのは大きな利点です。
カジュアル面談を運用するときのフロー
候補者との接点づくりと登録
スカウトやSNS、社員紹介、外部イベントなどからカジュアル面談の希望者を受け付けます。「カジュアル面談希望」というステータスやタグを別途用意しておくと、通常応募と混在せずに管理しやすくなります。
候補者側の心理的負担を減らすためにも、応募フォームは項目数を最小限に絞りましょう。氏名・連絡先・興味を持ったきっかけの3項目くらいから始めるのがおすすめです。
面談日程調整と事前情報の共有
面談日程は、システム上のカレンダー連携機能で調整するとスムーズ。候補者にはあらかじめ、面談担当者のプロフィールや当日のアジェンダを送っておきましょう。事前情報が届いていると、当日の対話密度が上がりやすくなります。
担当者側にも、候補者の経歴や興味テーマを共有しておくと安心です。準備不足のまま面談に入ってしまうと、候補者に「自分に興味がないのかも」と感じさせてしまう恐れがあります。
面談内容の記録と社内共有
面談後は、話した内容と所感をなるべく早くシステムに残します。興味を持っていた領域・懸念点・次のアクションを、決まったフォーマットで記入する運用にしておくと、他の担当者にも共有しやすくなるでしょう。
「合否」ではなく「候補者との関係性の現在地」を記録するイメージで運用するのがポイント。ここが通常選考との大きな違いです。
タレントプール登録とその後のフォロー
面談後、すぐに選考に進むかどうかは候補者次第です。多くの場合、その場で決まらないパターンが一般的といえます。タレントプールに登録し、定期的に情報提供や再接触の機会を設ける設計にしておきましょう。
会社の近況や新ポジションの募集情報、社員インタビューなどを、2〜3ヶ月に1度のペースで届けるとよいでしょう。関係性を維持しているうちに、候補者側の転職タイミングが訪れれば、自然と選考へつながる流れが作れます。
カジュアル面談運用で気をつけたいポイント
1つ目は、面談担当者のスキル差。カジュアル面談は「選考ではない」ため、事業や自社の魅力を候補者に届ける会話力が問われます。面談で話す内容の型を用意し、担当者間の質のばらつきを抑える工夫が必要です。
2つ目は、選考への切り替えタイミング。カジュアル面談から突然「では選考へ進みませんか？」と切り出すと、候補者が離れてしまう場合があります。相手の関心度合いをシステム上のログから読み取り、適切なタイミングで打診するようにしてください。
3つ目は、個人情報の取り扱い。カジュアル面談で得た情報も、個人情報保護法上の管理対象になります。取得目的の説明・保管期間・削除ルールを、通常応募と同じ基準で運用しなければなりません。
まとめ
カジュアル面談は、母集団形成の質を高めるうえで有効な手法です。一方で、通常選考とは違うフローと記録の設計が必要になります。採用管理システムをうまく活用すれば、面談内容の蓄積、フォローの継続、選考への自然な移行までを、少ない工数で回せる状態を作れるでしょう。
これから採用の攻めの一手を打ちたい企業ほど、カジュアル面談の運用設計を早めに整えておくと安心です。
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